Dominique Meeùs
Dernière modification le  
retour à la page de départ des asbl

Aide-mémoire Beknopte handleiding

Remise en ordre en profondeur en 2004

Grondig in orde brengen in 2004

Aperçu des étapes successives

Overzicht van de tussenstappen

Constituer un registre des membres

Een ledenregister opstellen

(Loi, article 10.) C’est important parce que l’association doit en permettre l’accès à certaines autorités. En en-tête, la dénomination de l’association, sa forme juridique (asbl), le siège et le no d’entreprise. Pour chaque membre, les nom, prénoms et adresse (l’article 2 de la loi ne demande plus la date et le lieu de naissance).

(Wet, artikel 10.) Het is belangrijk omdat de vereniging moet er toegang verlenen aan bepaalde overheden. Als kop, de naam van de vereniging, zijn rechtsvorm (vzw), de zetel, en de nummer van onderneming. Van elk lid, de naam, voornamen en adres (artikel 2 van de wet vraagt niet meer naar geboorteplaats en -datum).

Partir des fondateurs. Mentionner ensuite dans l’ordre chronologique les décisions d’admission, de démission ou d’exclusion.

Met de stichters beginnen. Dan in chronologische volgorde de beslissingen vermelden van toetreding, ontslagneming of uitsluiting.

Un tel registre ne permet pas de voir d’un premier coup d’œil qui est encore membre. (Il faut chaque fois tout relire du début.) Je propose d’y annexer à chaque modification une liste des membres remise à jour.

In zo een register zie je niet op eerste zicht wie al dan niet nog lid is. (Je moet telkens alles herlezen van het begin.) Ik stel voor na iedere wijziging een aangepaste lijst van de huidige leden bij te voegen.

Voyez un exemple de registre et de liste des membres et son mode d’emploi.

Zie voorbeeld van ledenregister en ledenlijst en zijn handleiding.

Vérifier la composition de l’asbl et envisager de la changer

De samenstelling van de vzw nazien en overwegen te wijzigen

Qui sont réellement les membres aujourd’hui ? A-t-on les bons membres ? Inviter à démissionner ceux qui ont décroché ou ne conviennent pas. Pressentir de nouveaux membres.

Wie zijn nu eenmaal de leden? Zijn de leden de goeien? Degene die niet meer geïnteresseerd zijn of niet passen vragen ontslag te nemen. Nieuwe leden overwegen en contacteren.

Vérifier la composition du CA et envisager de la changer

De samenstelling van de RvB nazien en overwegen te wijzigen

Qui sont vraiment les administrateurs actuels d’après les décisions de l’assemblée ? Leur mandat n’est-il pas arrivé à son terme ? A-t-on les bons administrateurs ? Inviter à démissionner ceux qui ont décroché ou ne conviennent pas. Pressentir de nouveaux administrateurs.

Wie is nu nog bestuurder volgens de beslissingen van de AV? Zijn ze niet over de termijn van hun mandaat? Zijn de bestuurders de goeien? Degene die niet meer geinteresseerd zijn of niet passen vragen ontslag te nemen. Nieuwe bestuurders overwegen en contacteren.

Faut-il nommer des personnes habilitées à représenter l’association (loi, article 13, alinéa 4) ou des personnes déléguées à la gestion journalière (loi, article 13 bis, alinéa 1er) ? Pour quoi faire ? Si oui, pressentir ces personnes. (Il faudra alors aussi en ouvrir la possibilité dans les statuts.)

Moeten er personen benoemd worden die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen (wet artikel 13, vierde lid) of personen aan wie het dagelijks bestuur van de vereniging wordt opgedragen (wet, artikel 13 bis, eerste lid). Waarom? In dit geval zulke personen vaststellen en contacteren. (De mogelijkheid daarvan moet wel in de statuten voorzien zijn.)

Compiler le texte coordonné des statuts

Het geconsolideerde tekst van de statuten opstellen

Pour réfléchir aux statuts, vous devez savoir ce qu’il y a dedans. S’il y a eu des modifications des statuts originaux, vous ne pouvez avoir une vue d’ensemble que sur un texte coordonné.

Om aan de statuten te werken moet je weten wat erin zit. Waren de originele statuten gewijzigd, dan heb je geen gemakkelijke zicht meer over het geheel zonder een geconsolideerde tekst van te maken.

Envisager la modification des statuts

Overwegen de statuten te wijzigen

Les statuts sont-ils satisfisants ? Conformes à la « nouvelle loi » ? Désire-t-on modifier certains choix (dénomination, siège social, description du but, pouvoirs des administrateurs et représentation de l’asbl…) ? Écrire un projet de modifications. (Ne pas réécrire les statuts ! Préparer cependant un texte coordonné.)

Voldoen de statuten? Zijn ze conform de “nieuwe wet”? Wil men sommige modaliteiten veranderen (naam, zetel, beschrijving van het doel, bevoegdheden van de bestuurders en vertegenwoordiging van de vzw…)? Een ontwerp van wijzigingen opstellen. (De statuten niet herschrijven! Toch een geconsolideerde tekst voorbereiden.)

Convoquer une AG

Een AV bijeenroepen

Envoyer une convocation au moins huit jours à l’avance (loi, article 6), peut-être plus dans vos statuts actuels. La convocation comporte l’ordre du jour (loi, article 6, voyez aussi le tableau quorum et majorités) mentionnant les points ci-dessus. En particulier, la loi impose de mentionner :

  • Le détail des modifications proposées des statuts (loi, article 8, 1er alinea).
  • Tous les points, si les statuts n’autorisent pas l’assemblée à sortir de l’ordre du jour (loi, article 7, alinea 2).

Mentionnez donc l’exclusion éventuelle de membres : vous voudrez exclure les membres perdus du vue ou indésirables qui n’ont pas démissionné). Mentionner aussi la présentation et l’approbation des comptes et d’un budget si ce n’a pas encore été fait dans l’année. Divers.

Een uitnodiging sturen ten minste acht dagen op voorhand (wet, artikel 6), misschien meer in de huidige statuten. De uitnodiging bevat de agenda (wet, artikel 6, zie ook tablel quorum en meerderheden) met de hierboven vermelde punten. De wet schrijft voor in het bijzonder het vermelden van:

  • Gedetailleerd de geplande wijzigingen van de statuten (wet, artikel 8, 1ste lid).
  • Alle punten, als de statuten niet toelaten dat de vergadering buiten de agenda mag beslissen (wet, artikel 7, 2de lid).

Vermeld dus het eventueel ontslaggeven van leden: jij zult leden uitsluiten die niet meer geïnteresseerd zijn of niet passen en die niet ontslag hebben genomen. Vermeld ook het voorleggen et goedkeuren voorzien van de rekeningen en van het budget, indien nog niet voor het lopende jaar gebeurd. Varia.

Convoquer aussi les nouveaux membres prévus.

De voorgestelde nieuwe leden ook uitnodigen.

Il se peut qu’une réunion du conseil d’administration soit également nécessaire. (Par exemple si c’est le CA, et non l’AG, qui délègue la gestion journalière.) Dans ce cas, vous pourriez dans la même lettre convoquer une réunion du conseil d’administration qui suivrait immédiatement l’assemblée.

Een vergadering van de raad van bestuur zou ook nodig kunnen zijn. (Bijvoorbeeld als het dagelijks bestuur niet door de AV maar wel door het RvB overgedraagd wordt.) In dit geval zou je ook in dezeflde brief de bestuurders kunnen uitnodigen om een raad van bestuur onmiddelijk na de algemene vergadering te houden.

Tenir l’AG

De AV houden

Admettre de nouveaux membres. (Noter leurs nom, prénoms et adresse.) Ceux-ci font immédiatement partie de l’AG et votent sur les point suivants.

Nieuwe leden aanvaarden. (Namen, voornamen en adres noteren.) Die worden dan onmiddelijk stemgerechtigd en mogen mee de volgende punten stemmen.

Prendre acte des démissions de membres. Exclure le cas échéant les membres perdus du vue ou indésirables qui n’ont pas démissionné. Si c’est le cas, attention au quorum (loi, article 12, alinéa 2, voyez aussi le tableau quorum et majorités) !

Het ontslag van leden akteren. Ontslag geven aan leden die niet meer geïnteresseerd zijn of niet passen en die nog geen ontslag hebben genomen. In geval van uitsluitingen, pas op voor het quorum (wet, artikel 12, lid 2, zie ook tablel quorum en meerderheden)!

Mettre fin au mandat des administrateurs qui ont décroché ou ne conviennent pas. Acter les démissions et fins de mandat. En élire de nouveaux. Élire le cas échéant des personnes habilitées à représenter l’association et/ou des personnes déléguées à la gestion journalière. De toutes ces personnes (aussi les sortants), noter les noms, prénoms, adresse, lieu et date de naissance. En pratique, le formulaire II volet C identifie les administrateurs et autres délégués par leur no de registre national. Il est donc utile aussi de le noter à ce stade.

De mandaat beeindigen van bestuurders die niet meer geïnteresseerd zijn of niet passen. Ontslag of verjaren van termijn akteren. Nieuwe bestuurders verkiezen. In voorkomend geval, personen benoemen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen en/of personen aan wie het dagelijks bestuur van de vereniging is opgedragen. Van al deze personen (ook uittredenden) naam, voornamen, adres, geboorteplaats en -datum noteren. Formulier II luik C identificeert de bestuurders en anderen met een delegatie door hun rijksregisternummer. Het nu ook al noteren is dus aanbevolen.

Adopter la modification des statuts. Attention au quorum (loi, article 8, voyez aussi le tableau quorum et majorités) ! Vous serez peut-être obligés de tenir une deuxième assemblée.

Beslissen over de wijziging van de statuten. Pas op voor het quorum (wet, artikel 8, zie ook tablel quorum en meerderheden)! Een tweede vergadering zal misschien nodig zijn.

Approbation des comptes et du budget.

Goedkeuren van rekeningen en budget.

Divers.

Varia

Rédiger le procès-verbal de l’AG

Het verslag van de AV opstellen

Dans les heures ou les jours qui suivent immédiatement.

Onmiddelijk, in de volgende uren of dagen.

Mettre à jour le texte coordonné des statuts

Het geconsolideerde tekst van de statuten bijwerken

Vous avez besoin du texte coordonné pour l’usage interne, pour le greffe du tribunal de commerce et pour certains tiers.

Geconsolideerde tekst heb je nodig voor intern gebruik, voor de griffie van het handelsrechtbank en voor bepaalde derden.

Déposer le dossier au greffe du Tribunal de Commerce

De dossier neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel

Dans le mois qui suit l’AG, déposer les documents suivants, chaque fois avec en en-tête, la dénomination de l’association, sa forme juridique (asbl), le siège et le no d’entreprise et signés par des personnes habilitées à représenter l’association.

In de maand van de AV de volgende documenten neerleggen telkens met als kop de naam van de vereniging, zijn rechtsvorm (vzw), de zetel, en het nummer van onderneming, getekend door personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen.

  • Une copie des statuts originaux.
  • La loi ne demande plus une copie du registre des membres. Les article 26 novies, § 1, alinéa 2, 3o et § 1, alinéa 3 sont abrogés.
  • L’extrait du procès-verbal de l’AG portant sur la fin des mandats et la nomination des administrateurs (avec nom, prénoms, domicile, date et lieu de naissance selon article 9 de la loi). (Le CA se compose des nouveaux plus les anciens dont le mandat continue et dont on ne parle pas nécessairement ici. Comme il s’agit d’un nouveau dossier, les lecteurs ne connaissent pas nécessairement les épisodes précédents et il serait correct de donner la liste complète des administrateurs actuels.) Joindre un formulaire I volet A (identification) et volet B (en trois exemplaires, le texte de l’extrait pour publication au Moniteur, à payer d’avance). Indiquer au recto du volet B les nom et qualité des signataires mais signer seulement au verso. Joindre un formulaire II volet A (seulement 1o et 2o) et volet C (3o et le cas échéant 4oo).
  • L’extrait du procès-verbal de l’AG portant sur la modification des statuts. Copier en outre cet extrait pour publication au Moniteur sur le même volet B que pour le CA ci-dessus.

    Si dans les statuts vous avez modifié le siège social, publiez aussi cette information à part, en tête. Orde de priorité des textes dans le volet B : modification (le cas échéant) du siège social (reprise aussi dans les statuts) ; modification du CA ; modification des statuts.

  • Le texte coordonné des statuts (ce que les statuts de départ sont devenus lorsqu’on y introduit toutes les modifications successives).
  • Les comptes annuels.
  • Een kopie van de oorspronkelijke statuten.
  • De wet vraagt geen kopie van de ledenregister meer. Artikel 26 novies, § 1, tweede lid, 3o en derde lid werden opgeheven.
  • Uittreksel van het verslag van de AV gaande over het einde van het mandaat en de benoeming van bestuurders (met naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en plaats overeenkomstig artikel 9 van de wet). (De RvB bestaat uit de nieuwe bestuurders plus de ouden van wie de mandaat verder gaat, waarvan hier normaal geen sprake. Omdat het een nieuw dossier betreft, kennen de lezers niet noodzakelijk de vorige episodes en is het dus handig de hele lijst van de huidige bestuurders te geven.) Een formulier I bijvoegen met luik A (identificatiegegevens) en B (in drie exemplaar, tekst van het uittreksel om in het Staatsblad te publiceren, voorbetaald). Op de recto van luik B alleen naam en hoedanigheid van de ondertekenaars vermelden. Alleen op verso tekenen. Een formulier II bijvoegen met luik A (1o en 2o alleen) en luik C (3o en in voorkomend geval 4o).
  • Uittreksel van het verslag van de AV gaande over de wijziging van de statuten. Ook op luik B te kopiëren (zoals voor de bestuurders hierboven) ter publicatie in het Staatsblad.

    Heb jij de zetel gewijzigd, publiceer het dan eerst apart. Aanbevolen volgorde van de teksten in luik B: wijziging (in voorkomend geval) van de zetel (ook nog op zijn plaats in de statuten vermeld); wijziging van de RvB; wijziging van de statuten.

  • Het geconsolideerde tekst van de statuten (dus wat de statuten nu eigenlijk geworden zijn door het inbregen van alle wijzigingen sinds het begin.)
  • De jaarrekeningen.

Chaque année

Jaarlijks

Présenter les comptes et le budget à l’AG

Jaarrekeningen en budget aan de AV voorleggen

Le CA doit soumettre les comptes à une AG dans les six mois de la fin de l’année (année comptable) et une proposition de budget pour le nouvel exercice (loi, article 17, § 1er).

De RvB moet de rekeningen aan een AV voorleggen in de zes maanden van het einde van het jaar (boekhoudkundige jaar) en een voorstel van budget (wet, artikel 17, § 1).

Dépôt des comptes annuels

De rekeningen indienen

Dans le mois (?) de l’AG.

In de maand (?) van de AV.


En cas de modification seulement

In geval van wijziging alleen

Dépôt des modifications du CA

De wijzigingen van de RvB indienen

En cas de modification, dans le mois (?) de l’AG : l’extrait du procès-verbal de l’AG portant sur la fin des mandats et la nomination des administrateurs (selon article 9 de la loi). (Le CA se compose des nouveaux plus les anciens dont le mandat continue et dont on ne parle pas nécessairement ici. Les lecteurs ne connaissent pas nécessairement les épisodes précédents et il serait correct de donner la liste complète des administrateurs actuels.) Joindre un formulaire I volet A (identification) et volet B (en trois exemplaires, le texte de l’extrait pour publication au Moniteur, à payer d’avance). Indiquer au recto du volet B la qualité des signataires mais signer seulement au verso. Joindre un formulaire II volet A (seulement 1o et 2o) et volet C (3o et le cas échéant 4o).

In geval van wijziging, in de maand (?) van de AV, uitreksel van het verslag van de AV gaande over het einde van het mandaat en de benoeming van bestuurders (overeenkomstig artikel 9 van de wet). (De RvB bestaat uit de nieuwe bestuurders plus de ouden van wie de mandaat verder gaat, waarvan hier normaal geen sprake. De lezers kennen niet noodzakelijk de vorige episodes en zou het dus handig zijn de hele lijst van de huidige bestuurders te geven.) Een formulier I bijvoegen met luik A (identificatiegegevens) en B (in drie exemplaar, tekst van het uittreksel om in het Staatsblad te publiceren, voorbetaald). Op de recto van luik B alleen naam en hoedanigheid van de ondertekenaars vermelden. Alleen op verso tekenen. Een formulier II bijvoegen met luik A (1o en 2o alleen) en luik C (3o en in voorkomend geval 4o).

Dépôt des modifications des statuts

De wijzigingen van de statuten indienen

En cas de modification, dans le mois (?) de l’AG, déposer les documents suivants :

In geval van wijziging, in de maand (?) van de AV, de volgende documenten neerleggen:

Retour en haut de la page