Dominique Meeùs
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D’après le site http://just.fgov.be/

26 juin 2003. — Arrêté royal relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées

Source : JUSTICE

Publication : 27-06-2003

Entrée en vigueur : 01-07-2003

   ***    01-01-2005 (ART. 9)

Dossier numéro : 2003-06-26/31

Table des matières

Préambule

Chapitre I. – Publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations privées et des fondations étrangères

Art. 1-8

Chapitre II. – Dispositions diverses et finales

Art. 9-14

Annexes.

Art. N1-N2

Préambule

Albert II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations modifiée par les lois du 2 mai 2002 et du 16 janvier 2003, notamment les articles 10, 26octies, 26novies, 31, 45, 63 et 66;

Vu la loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce et création des guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions, notamment les articles 4, 5, 6 et 7;

Vu l’avis de l’Inspecteur des Finances, donné le 21 mai 2003;

Vu l’accord du Ministre du Budget, donné le 17 juin 2003;

Vu les lois sur le Conseil d’État, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l’article 84, premier alinéa, 2°, inséré par la loi du 4 août 1996;

Vu l’urgence motivée par l’entrée en vigueur le 1er juillet 2003 des articles 4 et 5 de la loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises et portant diverses dispositions;

Que ces articles prévoient l’inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises de l’ensemble des personnes morales en ce compris celles visées par la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations modifiée par la loi du 2 mai 2002;

Vu l’urgence motivée par le souci d’assurer une entrée en vigueur concomitante du régime d’inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises de toutes les personnes morales visées par loi du 16 janvier 2003;

Vu l’urgence motivée par la volonté de permettre aux personnes morales visées par la loi du 27 juin 1921 de se préparer dans des délais adéquats aux nouvelles obligations qui leurs seront imposées;

Vu l’avis 35.551/2 du Conseil d’État, donné le 5 juin 2003;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice,

Nous avons arrêté et arrêtons :

Chapitre I. – Publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations privées et des fondations étrangères

Article 1. Tous les actes, extraits d’actes, procès-verbaux et documents dont la publicité est ordonnée par la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations sont déposés aux greffes des tribunaux de commerce et versés dans les dossiers énoncés à l’article 2 ou déposés électroniquement sous la forme et selon les modalités fixées par le Ministre de la Justice.

Art. 2. Sans préjudice de ce qui est prévu par l’article 2 de l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés, sont tenus au greffe de chaque tribunal de commerce :

1° les dossiers des associations sans but lucratif belges qui ont leur siège dans le ressort territorial du tribunal et les dossiers des associations sans but lucratif étrangères qui ont un centre ou siège d’opération dans le ressort territorial du tribunal.

2° les dossiers des fondations privées belges qui ont leur siège dans le ressort territorial du tribunal et les dossiers des fondations étrangères qui ont un centre ou siège d’opération dans le ressort territorial du tribunal.

Le dossier peut être électronique en tout ou partie.

Art. 3. § 1er. Lorsqu’une association ou une fondation visée à l’article 2, ci-après association ou fondation, dépose pour la première fois un acte, un extrait d’acte, un procès-verbal ou un document destiné à être versé dans le dossier visé à l’article 2, elle est inscrite par le notaire instrumentant ou à défaut par le greffe du tribunal de commerce dans le registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lors de l’inscription, les données suivantes sont mentionnées :

1° la dénomination de l’association ou fondation, son appellation abrégée ou son sigle éventuel;

2° la forme juridique de l’association ou fondation écrite en toutes lettres;

3° l’adresse du siège social; si le siège social n’est pas établi en Belgique, l’adresse du siège statutaire à l’étranger et l’adresse d’un établissement au choix en Belgique;

4° la date de l’acte constitutif de l’association ou fondation;

5° l’identité précise des personnes habilitées à administrer et à engager ou à liquider l’association ou fondation;

6° le cas échéant, l’identité précise de la personne chargée de la gestion journalière;

7° la date de dissolution si l’association a été constituée pour une durée déterminée;

8° la fin de l’exercice.

Lors de l’inscription, le greffier ou le notaire indique le numéro d’entreprise reçu de la Banque-carrefour des Entreprises ainsi que la date de dépôt de l’acte, de l’extrait d’acte, du procès-verbal ou du document.

§ 2. Lorsqu’une des mentions de l’inscription ne correspond plus à la situation qu’elle doit décrire, l’association ou fondation a l’obligation de demander dans le mois du changement advenu dans sa situation, une inscription modificative.

L’inscription en question sera communiquée avec indication du numéro d’entreprise de l’association ou fondation.

§ 3. Les déclarations comportant demande d’inscription ou d’inscription modificative sont établies sur les formules I et II dont les modèles sont annexés au présent arrêté et qui sont tenues à la disposition des intéressés au greffe des tribunaux de commerce ou sur le site Internet du Service public fédéral Justice. L’inscription ou la modification par les notaires est effectuée électroniquement selon les modalités fixées par le Ministre de la Justice

Toute inscription ou inscription modificative est datée et signée par les organes de l’association ou fondation, un mandataire muni d’une procuration spéciale ou le notaire.

Art. 4. Le numéro d’entreprise de l’association ou fondation est indiqué sur tous les documents à verser au dossier.

Le greffier ou son délégué vise, donne un numéro d’ordre et classe chacune des pièces qui doivent être versées dans la partie matérielle des dossiers. Le greffier tient à jour un inventaire des pièces. Cet inventaire mentionne le numéro d’ordre, l’objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

Les pièces déposées dans la partie électronique des dossiers reçoivent un numéro d’ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d’ordre, l’objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

Le notaire ou le greffier délivre à l’association ou fondation concernée une copie électronique ou une photocopie de l’inscription ou de l’inscription modificative ainsi qu’un accusé de réception de l’acte, de l’extrait d’acte, du procès-verbal ou du document déposé.

Art. 5. § 1er. Les actes, extraits d’actes, documents et décisions dont la publication est requise aux annexes du Moniteur belge, sont déposés au greffe accompagnés d’une copie. Si un acte, extrait d’acte, document ou décision porte sur une opération qui doit faire l’objet d’une publication aux annexes du Moniteur belge de la part de plusieurs associations ou fondations, il doit faire l’objet d’autant de dépôts accompagnés d’une copie qu’il y a d’associations ou de fondations concernées.

§ 2. Tout document de papier déposé doit remplir les conditions suivantes :

1° être rédigé sur papier blanc ou ivoire de bonne qualité;

2° mesurer 297 millimètres en hauteur et 210 millimètres en largeur (Format A4);

3° être couvert d’écriture uniquement au recto;

4° n’utiliser qu’une seule langue par pièce déposée;

5° être dactylographié, imprimé ou photocopié exclusivement en caractères noirs assurant un contraste net entre le texte et le papier et une parfaite lisibilité;

6° être signé selon le cas par le notaire instrumentant ou par des personnes ayant pouvoir de représenter l’association ou fondation à l’égard des tiers, en mentionnant le nom et la qualité des signataires;

7° réserver une zone horizontale blanche d’au moins vingt millimètres en haut de chaque page.

La condition visée au 3° de l’alinéa précédent ne s’applique ni aux expéditions d’actes authentiques ni à la mention du nom et de la signature des signataires.

La condition visée au 6° de l’alinéa 1er ne s’applique pas au texte des mentions.

Sur tout document déposé sont mentionnés en tête  :

1° la dénomination de l’association ou fondation telle qu’elle apparaît dans les statuts;

2° la forme juridique;

3° l’adresse précise du siège social (code postal, commune, rue, numéro, éventuellement numéro de boîte);

4° le numéro d’entreprise;

5° l’objet précis de la publication, lorsque la pièce doit faire l’objet d’une publication.

Les dispositions du point 4° ne sont pas d’application aux actes et extraits d’actes de papier relatifs à la constitution de l’association ou fondation.

§ 3. Les copies destinées au Moniteur belge d’actes, de documents et de décisions visés aux articles 26octies, 26novies et 31 de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations sont présentées sans correction ni ratures.

Il doit être fait usage de la formule I dont le modèle est annexé au présent arrêté et qui est tenue à la disposition des intéressés sur le site Internet du Moniteur belge ou sous forme imprimée au greffe des tribunaux de commerce.

§ 4. La rectification d’une erreur commise dans un acte, un extrait d’acte ou un document publié aux annexes du Moniteur belge est déposée et publiée conformément aux paragraphes qui précèdent.

Le dépôt de pages rectifiées ou additionnelles donne lieu à publication par extrait aux annexes du Moniteur belge.

Art. 6. § 1er. Sans préjudice du dépôt électronique prévu à l’article 1er, les dépôts ont lieu par remise au greffe ou par courrier ordinaire ou lettre recommandée.

§ 2. Les dépôts au greffe ne sont reçus que moyennant respect des dispositions des articles 3, §§ 1er et 2, et 6, et règlement des frais de publication conformément aux modalités prévues au §  3 du présent article.

§ 3. Les frais de publication aux annexes du Moniteur belge des actes, extraits d’acte, pièces et mentions sont réglés par chèque établi au nom du Moniteur belge, tiré sur un établissement de crédit établi en Belgique, autre qu’une caisse d’épargne communale, régi par la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit, ou par assignation postale. Les moyens de paiement sont joints au document destiné au Moniteur belge.

Lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, les modalités de paiement des frais de publication sont fixées par le Ministre de la Justice.

Art. 7. Le greffier adresse à la direction du Moniteur belge, au plus tard le deuxième jour ouvrable qui suit celui du dépôt, les copies des actes, extraits d’actes, documents et décisions qu’il a reçus et qui doivent être publiés aux annexes du Moniteur belge.

Chaque envoi groupe les copies et exemplaires reçus le même jour et les mentions y relatives; ils sont soit envoyés par pli postal recommandé ou remis contre accusé de réception, soit envoyés par télétransmission si ces documents ont été déposés par voie électronique.

Art. 8. Lorsqu’il est procédé, d’un ressort territorial dans un autre, au transfert, soit du siège social, soit du centre ou siège d’opération qui a déterminé le lieu du dépôt du dossier, le dossier visé à l’article 2 est transmis d’un greffe à l’autre, dans le délai de 15 jours à dater du dépôt de l’acte modificatif de l’association ou fondation au greffe du tribunal où se trouve le registre qui la contient. Cette transmission matérielle est effectuée à la diligence du greffier du tribunal de commerce dans le ressort territorial duquel se trouvait soit le siège social, soit le centre ou siège d’opération ayant déterminé le lieu du dépôt du dossier.

Chapitre II. – Dispositions diverses et finales

Art. 9. Les membres d’une association visés par l’article 2ter la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, peuvent consulter au siège de l’association les documents et pièces énumérés à l’article 10, alinéa 2, de la même loi.

A cette fin, ils adressent une demande écrite au conseil d’administration avec lequel ils conviendront d’une date et heure de consultation des documents et pièces. Ceux-ci ne pourront être déplacés.

Art. 10. Lorsqu’une copie intégrale est demandée au greffe, les extraits des dossiers visés à l’article 2 sont délivrés par photocopie ou mis à disposition par voie électronique auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Art. 11. Les greffes ou le service désigné par le Ministre tiennent un relevé mentionnant la date d’envoi des pièces envoyées ou remises à la Direction du Moniteur belge.

Art. 12. Le Ministre de la Justice fixe les tarifs des frais de publication.

Art. 13. Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 2003 hormis l’article 9 qui entre en vigueur le 1er janvier 2005.

Art. 14. Notre Ministre de la Justice est chargé de l’exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 juin 2003.

Albert

Par le Roi :

Le Ministre de la Justice,

M. Verwilghen

Annexes

Art. N1. Annexe A. Associations et Fondations – Formulaire I de demande d’immatriculation et/ou de publication dans les annexes du Moniteur belge

Volet A – Identification

Volet B – Copie qui sera publiée aux annexes du Moniteur belge après dépôt de l’acte

Volet C – Données supplémentaires à compléter lors d’un premier dépôt d’une personne morale

(Formulaires non repris pour motifs techniques. Voir M.B. 27-06-2003, p. 34900-34903).

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 23 juin 2003 modifiant l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés.

Albert

Par le Roi :

Le Ministre de la Justice,

M. Verwilghen

Art. N2. Annexe B. Associations et Fondations – Formulaire II de demande d’inscription modificative de l’immatriculation

Volet A – Identification

Volet C – Données supplémentaires

(Formulaires non repris pour motifs techniques. Voir M.B. 27-06-2003, p. 34912-34913).

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 23 juin 2003 modifiant l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés.

Albert

Par le Roi :

Le Ministre de la Justice,

M. Verwilghen.

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